Microsoft Word е един от най-широко използваните инструменти на компютрите, защото е полезен не само за писане на документи, но може да се използва и за създаване на много други неща, като PDF файлове. Друга негова употреба обаче е възможността за лесно създаване на организационни диаграми.
Тези диаграми ви позволяват представляват структурата на компания, йерархия в рамките на проект или всяка нужда които имате, в които се установява връзка на власт или подчинение между няколко нива. Но как го правиш? Ще ви го обясним стъпка по стъпка, за да нямате проблеми (въпреки че имайте предвид, че всяка версия на Word може да има разлики).
Какво е организационна схема и за какво служи?
Преди да ви дадем инструкции как да създадете организационна диаграма в Word, трябва да разберете какво е организационна диаграма. Това е а визуално представяне на организационна или йерархична структура на група, компания, проект и др.
Например, представете си клас. Тази група е съставена от деца, но има едно, което заема позицията на представител на класа, и второ, което заема позицията на подпредставител.
Организационната схема би отразявала делегата на първо ниво. Подделегатът ще бъде на второ ниво, а всички останали ученици ще отидат на третото и последно ниво.
Употребите, дадени на организационната диаграма, са разнообразни, въпреки че основната обикновено е свързана с представянето на йерархията на компанията. Но същото това нещо може да се отрази и в работен екип, проект и т.н.
Как да създадете организационни диаграми в Word стъпка по стъпка
Ако имате Word, вероятно знаете как да го използвате. Възможно е обаче никога да не сте обмисляли възможността да създавате организационни диаграми. Ако е така, след като отворите програмата с нов документ, Трябва да преместите курсора до раздела за вмъкване, който намирате в лентата с инструменти. Ще видите, че се отваря меню и там трябва да търсите и кликнете върху "SmartArt". Този инструмент ще ви позволи да вмъкнете организационни схеми и графики.
В този раздел ще видите също категорията „Йерархия“, която идентифицира кога искате да създадете диаграма, свързана с ред на мощност или функции. Трябва да изберете дизайна, който ви подхожда най-добре и след като го имате, щракнете върху приемам.
Вече ще имате организационна схема, но тя все още не е пълна. За да направите това, ще трябва да добавите и редактирате елементите. Тоест добавяне на повече нива или кутии в различните нива.
Ако искате да редактирате съществуващи, просто щракнете върху всеки един и въведете информацията, която искате да добавите. Ако обаче искате да добавите повече нива, най-добре е да изберете поле и да отидете на опциите за дизайн в инструментите SmartArt. Там ще имате формата за добавяне, която добавя нови рамки; изкачване или слизане, за да промените тази рамка на по-високо или по-ниско ниво; и дизайн, който променя общата структура на организационната схема.
И накрая, имате раздела за форматиране, който ще ви позволи промяна на цветовете, границите и стиловете на кутиите. Това ще ви даде много място за маневриране, защото можете да го направите по-визуално, така че с един поглед да разберете реда на хората, които съставляват проекта, върху който работите. Само внимавайте да не го претоварвате или да използвате силни цветове, тъй като това може да затрудни четенето или, когато се отпечата, да доведе до липса на резултата, който очаквате. След като сте готови, всичко, което трябва да направите, е да запазите документа.
Ние ви съветваме запазете го във формат Word или PDF или подобен формат. По този начин можете да имате копие, в случай че трябва да го редактирате, без да се налага да го правите отново.
В началото може да е малко трудно, особено добавянето на нива и правенето на плочките да изглеждат подобни. Но имайте предвид, че можете също да използвате преки пътища за копиране и поставяне, за да дублирате рамки, които вече сте направили.
Защо да създавате организационни диаграми в Word
Сега, след като имате стъпките, е време да практикувате, докато постигнете желания резултат. Със сигурност обаче сте виждали, че има други приложения и инструменти, които правят тези организационни диаграми, като напр Калъф Canva, Например. Така че защо да изберете Word пред по-фокусиран върху дизайна инструмент?
Едно от основните предимства на използването на Word вместо друг инструмент е неговата достъпност.. Много хора имат достъп до Word и знаят как да го използват, така че да научите как да създадете организационна схема изобщо няма да е трудно.
Това обаче е и защото можете бързо да го променяте и редактирате, както и да го интегрирате в други документи.
Осмелявате ли се да създавате организационни диаграми в Word?