Microsoft Word е един от най-широко използваните инструменти на компютрите, защото е полезен не само за писане на документи, но може да се използва и за създаване на много други неща, като PDF файлове. Друга негова употреба обаче е възможността за лесно създаване на организационни диаграми.
Тези диаграми ви позволяват да представите структурата на компанията, йерархия в рамките на проект или всяка друга нужда , която установява отношения на власт или подчинение между различните нива. Но как да го направите? Ще го обясним стъпка по стъпка, за да нямате проблеми (въпреки че имайте предвид, че всяка версия на Word може да има малки разлики).
Какво е организационна схема и за какво служи?
Преди да ви дам инструкции как да създадете организационна схема в Word, е необходимо да разберете какво представлява организационната схема. Това е визуално представяне на организационната или йерархична структура на група, компания, проект и др.
Например, представете си клас. Тази група е съставена от деца, но има едно, което заема позицията на представител на класа, и второ, което заема позицията на подпредставител.
Организационната схема би отразявала делегата на първо ниво. Подделегатът ще бъде на второ ниво, а всички останали ученици ще отидат на третото и последно ниво.
Употребите, дадени на организационната диаграма, са разнообразни, въпреки че основната обикновено е свързана с представянето на йерархията на компанията. Но същото това нещо може да се отрази и в работен екип, проект и т.н.
Как да създадете организационни диаграми в Word стъпка по стъпка
Ако имате Microsoft Word, вероятно вече знаете как да го използвате. Възможно е обаче никога да не сте се замисляли за способността му да създава организационни схеми. Ако е така, след като отворите програмата с нов документ, преместете курсора си върху раздела „Вмъкване“ в лентата с инструменти. Ще се появи меню; намерете и щракнете върху „SmartArt “. Този инструмент ще ви позволи да вмъквате организационни диаграми и графики.
В този раздел ще видите също категорията „Йерархия“, която идентифицира кога искате да създадете диаграма, свързана с ред на мощност или функции. Трябва да изберете дизайна, който ви подхожда най-добре и след като го имате, щракнете върху приемам.
Вече имате организационна схема, но тя все още не е завършена. За да я завършите, ще трябва да добавите и редактирате елементи. Тоест, да добавите още нива или полета на различните нива.
Ако искате да редактирате съществуващи, просто щракнете върху всеки един и въведете информацията, която искате да добавите. Ако обаче искате да добавите повече нива, най-добре е да изберете поле и да отидете на опциите за дизайн в инструментите SmartArt. Там ще имате формата за добавяне, която добавя нови рамки; изкачване или слизане, за да промените тази рамка на по-високо или по-ниско ниво; и дизайн, който променя общата структура на организационната схема.
Накрая имате раздела „Форматиране“, който ви позволява да променяте цветовете, рамките и стиловете на полетата. Това ви дава голяма гъвкавост, защото можете да го направите по-визуално привлекателен, така че с един поглед редът на хората, участващи в проекта, да е ясен. Внимавайте обаче да не го претоварвате или да използвате силни цветове, тъй като това може да затрудни четенето или при печат да доведе до документ, който не отговаря на вашите очаквания. След като приключите, просто запазете документа.
Препоръчваме да го запазите във формат Word и PDF или подобен. По този начин ще имате копие, ако се наложи да го редактирате, без да се налага да го създавате от нулата.
В началото може да е малко трудно, особено добавянето на нива и правенето на плочките да изглеждат подобни. Но имайте предвид, че можете също да използвате преки пътища за копиране и поставяне, за да дублирате рамки, които вече сте направили.
Защо да създавате организационни диаграми в Word
След като вече знаете стъпките, е време да практикувате, докато постигнете желания резултат. Вероятно обаче сте виждали, че има и други приложения и инструменти, които създават тези организационни схеми, като например Canva . Защо тогава да изберете Word вместо инструмент, по-фокусиран върху дизайна?
Едно от основните предимства на използването на Word пред друг инструмент е неговата достъпност . Много хора имат достъп до Word и знаят как да го използват, така че научаването на създаването на организационна схема изобщо няма да им е трудно.
Това обаче е и защото можете бързо да го променяте и редактирате, както и да го интегрирате в други документи.
Осмелявате ли се да създавате организационни диаграми в Word?