От самото начало на бизнеса до превръщането му в добре позната компания , неговата организация зависи силно от броя на служителите. Малък бизнес, като квартален магазин или местен магазин, не се нуждае от този тип структура. Но ако имате много служители и различни длъжности, ще бъде много полезно да се научите как да създадете организационна схема на компанията.
Тази организационна схема улеснява идентифицирането на позициите с най-голяма отговорност с един поглед. Това ни позволява да насочваме хората към правилните отдели, когато установяваме бизнес отношения с други компании, или на важни клиенти да определят ясно най-подходящия отдел, с който да се свържат. Тя може също така да помогне на служителите да разберат кой носи най-голяма отговорност и към кого да се обърнат, ако имат въпроси.
Накратко, организационната схема е полезен инструмент за установяване на ясна йерархична структура в рамките на една компания , което я прави лесна за разбиране от всеки. Тя избягва дълъг текст и ясно показва позицията и отговорностите на всеки човек.
И така, какво е организационна схема?
Това е визуално, схематично представяне на организационната структура на компанията . То е от основно значение за отдела „Човешки ресурси“ и за тези, които участват в неговото създаване. По този начин отделът „Човешки ресурси“ може ясно да идентифицира позицията и отговорностите на всеки служител , както и неговите правомощия да взема определени решения. То може да покаже например броя на служителите под негово ръководство.
Тази организационна схема не е универсален дизайн за всички компании. С други думи, не винаги е полезно да изтеглите шаблон от интернет и да го адаптирате към вашите служители. Всяка компания трябва да има своя собствена организационна схема, базирана на специфичните си нужди , тъй като общите отговорности на всяка компания ще зависят от броя на служителите ѝ и от това колко служители им е назначил всеки мениджър.
Следователно, трябва да се уверим, че избраната от нас организационна схема е подходяща за нашата компания , тъй като всяка компания има свои уникални характеристики. Дори в рамките на един и същ сектор и конкурентна среда, организационната структура се е развила въз основа на опита на нейните членове и този опит може да се различава значително от този на други компании.
Ключови моменти за създаване на правилна организационна диаграма
След като имаме ясна представа за нашата организация, ще трябва да изберем начин за създаване на организационната схема. В този раздел ще обясним някои от ключовите елементи, които вашата схема трябва да включва. Това ще ви даде представа как да я създадете ефективно, адаптирайки я към културата на вашата компания.
- Първото нещо, което трябва да направите, е предварително анализирайте позициите на служителите. Когато все още нямате нищо създадено, важното ще бъде да отделите и разделите организацията си по групи. По този начин ще можете да видите с един поглед кой съставлява тази организация и колко души има във всяка група. Това също ви е от полза да знаете колко хора работят във всеки отдел и дали е нещо по-равномерно или не.
- Определете добре лицето, което отговаря за всяка група. По този начин можете да установите какви задачи и отговорности има всеки. Кой е основният отговорник за всяка област и колко служители имате в персонала, за да изпълнявате функциите на вашата работа? Така че можете да говорите с този човек, за да му кажете, ако той има твърде много хора под негово ръководство или ако има малко, назначете повече служители.
- Попитайте участващите. За да направите този тип организационна схема, трябва да попитате хората, които отговарят за всяка група, която сте посочили. Това не е едностранно решение, тъй като всеки от тях може да ви каже дали написаното от вас е правилно или не. Тъй като може да се грижи за други отговорности, които не отговарят на него и по този начин можем да го локализираме и реорганизираме.
Какви ползи можем да получим, като направим това?
Както вече споменахме, организацията е от решаващо значение в една голяма компания. Това ни позволява бързо да идентифицираме какво откриваме в организационната си структура и да коригираме грешки или да укрепим области, които може да са били първоначално небалансирани. Но можем да открием и други ползи.
- Преструктурирайте организацията според целите се очаква да бъдат постигнати от компанията.
- Лос анализите след създаването на организационна схема ще бъдат по-настоятелни. Тъй като можете визуално да дефинирате отдели, които може да се провалят, преди да направите тази организационна диаграма.
- Увеличете прозрачността и опита на служителите. Тъй като ще знаете как е организирана вашата компания, познавате отговорните хора, към които трябва да се обърнете и можете да знаете в каква посока трябва да се популяризирате, за да растете в нея.
- Лесно намиране на грешки в организацията и ги решавайте бързо.
- Подобрява комуникацията между членовете на цялата компания. Всички служители ще знаят към коя група принадлежат, кои задачи са им определени и кои не. Това е начинът, по който те ще комуникират между групите, за да дефинират добре функциите и да оптимизират времето за изпълнение на задачите.
Някои примери за организационна схема
В този раздел ще ви предоставим някои примери за организационни структури, които можете да разгледате . Това ще ви помогне да създадете своя собствена организационна схема или да изтеглите такава директно от линка. Имайте предвид, че можете да създадете тази структура и с помощта на специализиран софтуер. Една такава програма е Microsoft Word или Microsoft Pages.
Но има и програми, оптимизирани за тази функция, като например OpenHR . Тази програма е софтуер за човешки ресурси, който ви помага да създадете гъвкава или статична организационна схема за вашата компания.
Тази организационна схема е създадена с помощта на PowerPoint, Keynote и Google Slides.
Тази организационна схема е създадена във Photoshop и Illustrator.
