PowerPoint е един от най-широко използваните инструменти, както от индивидуални потребители, така и от дизайнери . Една от най-често срещаните задачи е как да се създаде организационна схема в PowerPoint. Знаете ли как да го направите?
Ако нямате идея и имате нужда от нея, не се притеснявайте, защото тук ще ви помогнем стъпка по стъпка, за да я изградите лесно и за много кратко време. Докато се учите и разхлабвате с инструмента, ще можете да правите много по-добре, със или без шаблони. Ще започваме ли?
За какво са организационните диаграми?
Организационната схема е визуален инструмент, който ви позволява да видите с един поглед цялата структура на компания или друга организация.
Обикновено се отнася до структурата на това как е създадена една компания и е много подобна на родословното дърво. Тоест на върха ще бъде главният изпълнителен директор (глава на семейството) и докато слизате надолу, имате различните отдели, техните шефове, мениджъри и работници.
Целта на организационната схема е да представи обобщение на структурата на компанията на хартия или слайд, тъй като обикновено няма допълнителна информация, която да изясни ролите на всеки отделен човек. Въпреки това, тя ви позволява да видите нивото на контрол, което всеки човек има.
Стъпки за създаване на организационна диаграма в Power Point
Трябва да започнем от предпоставката, че въпреки че PowerPoint е стандартната програма за мнозина, в действителност, поне що се отнася до диаграми и организационни схеми, тя е донякъде ограничена, поради което понякога се използват други програми, предлагащи по-голяма свобода. Ако обаче искате нещо бързо и функционално, няма съмнение, че създаването на организационна схема в PowerPoint ще свърши работа.
И как се прави? Следвай тези стъпки:
отворен PowerPoint
Първото нещо, което трябва да направите, е да отворите програмата PowerPoint на вашия компютър.
Уверете се, че разполагате с необходимата информация, защото ако нямате такава, програмата няма да ви бъде полезна, тъй като няма да имате информацията, която трябва да въведете в диаграмата.
Отворете нов документ
Ако имате това, от което се нуждаете, след като PowerPoint е отворен, трябва да отворите нов слайд и когато ви помоли да изберете формата, който трябва да има, препоръчваме ви да изберете опцията „Празен“.
И това е, че това, което ще построите, има диаграма, която може да заема целия лист, така че е по-добре да го направите в специален слайд за тази цел.
Вмъкване/SmartArt
Вече имате отворен празен слайд и документите си (и ръцете си) готови да препишете всичко. Но преди да го направите, трябва да отидете в лентата с менюта и да получите достъп до подменюто с опции за вмъкване.
Сред всички инструменти, които ще се появят, трябва да отидете на SmartArt. Това ще ви позволи да преглеждате интелигентна графика в програмата и ще ви позволи да вмъкнете графичен елемент, за да покажете визуално информация.
Работа със SmartArt
В SmartArt първото решение, което трябва да вземете, е да изберете йерархията за вашата организационна схема . Самият инструмент предлага няколко опции и просто трябва да изберете тази, която най-добре отговаря на вашите нужди. Но имайте предвид, че можете да добавяте или премахвате нива по-късно, както желаете.
Сред показаните ще имате:
- класическа организационна схема. Той е този, който се ограничава до изброяване на позициите на фирмата (отделите) в ред от най-важното към най-малкото.
- Организационна схема с имена и длъжности. Донякъде по-подробен от предишния, тъй като ви позволява да добавяте както позициите, така и имената на работниците.
- направени с полукръгове. Това е може би най-странното, защото не виждате много организационни диаграми, направени по този начин (правоъгълниците са класиката).
Когато вече сте избрали този, който ви подхожда най-добре, ще трябва да го приемете и ще стигнете до следващата стъпка.
Попълнете организационната схема
Последната стъпка, която трябва да предприемете, е да изберете всяко от полетата, за да можете да напишете имената и/или длъжностите на хората, които са част от тази компания, и да я допълните, като добавите още полета.
Това е въпрос на добавяне или премахване там, където имате нужда от тях и малко друго.
Но истината е, че изглежда доста безвкусно и вероятно дизайнът няма да ви хареса особено. Така че, защо не го подобрим?
Променете оформлението на вашата организационна диаграма
Това е най-добре, когато цялата информация вече е въведена във вашата организационна диаграма, защото автоматично ще промени всичко вместо вас и няма да ви се налага да играете отново. Което е голямо предимство.
И така, какво трябва да направите? Ами, отидете в главното меню на PowerPoint и след това в раздела Дизайн . След това щракнете върху част от организационната схема, защото това ще покаже инструментите SmartArt. Сега просто щракнете върху раздела Дизайн.
Тук можете да промените цветовете и дизайна на организационната схема , за да изглежда по-приятно (вместо стандартните синьо и бяло). Защо да го променяте? Например, за да използва цветовете на компанията.
Следващото нещо, което можете да промените, е Формат . Тук можете да променяте текста (типографията), както и формите на организационната диаграма, и дори да подреждате формите и да променяте размера на всяко поле.
Трикове за бързо създаване на организационна диаграма в Power Point
Ако нямате много време или не се нуждаете от нещо "оригинално", за да му го представите, можете да направите следното:
- Използвайте шаблон на организационна диаграма за PowerPoint. В интернет можете да намерите много, както безплатни, така и платени. Просто трябва да вземете този, който ви подхожда най-добре за работата и да го персонализирате с данните, които имате от компанията.
- Когато компаниите са много големи и трябва да поставите много данни, е по-добре да отидете на конкретните, тоест да назовем отделите и малко друго. След това, по единен начин, можете да разбиете всеки от отделите. Можете дори да създадете интелигентна организационна диаграма, тоест при щракване върху всеки отдел се показва йерархията, която има вътре. По този начин няма да му покажете цялата информация наведнъж. Проблемът е, че това може да се направи само преди цифрова презентация; ако е отпечатан, тези функции не са налични.
- Заложете на цветовете. Те могат да ви помогнат да разграничите отделите и по този начин визуално ще бъде много по-добре.
Сега знаете как да направите организационна диаграма в Power Point. Ако имате въпроси, ние ще ви помогнем.