La функция за комбиниране на данни en Adobe indesign Много е полезно да можете да включите външни източници на данни в програмата. Той се използва широко, когато става въпрос за спестяване на време и използване на същия дизайн, но с различни данни. Например, ако създадете идентификационен бадж, чрез комбиниране на данни можете да генерирате баджове за всеки индивид от една база данни.
В Adobe Indesign инструментът за обединяване на данни е особено полезен за спестяват работа и значително подобряват производителността. В този урок изследваме как да създаваме общи документи, където след това, чрез комбиниране на външни данни, можем да правим ефективни и автоматизирани модификации, така че всичко да поддържа същия стил и зареждането да е много по-бързо.
Кога е полезно да комбинирате данни в Adobe Indesign
Има различни ситуации, в които можете да помислите за основен документ и след това комбинирайте данни с Adobe Indesign за да спестите време и да го изпратите на множество потребители. Най-разпространеният пример са баджовете, но можете да помислите и за циркуляр за различни области на компания или организация. От една страна създаваме документа „писмо“, а от друга имаме потребителското име и имейл адреса, на който искаме да го изпратим.
В тези случаи функцията за комбиниране на данни ще ни спести време, тъй като с една единствена модификация можем да подготвим менюто за всеки отделен потребител. Други разширени употреби на Adobe Indesign с тази алтернатива включват продуктови листове, листове на служители или дори персонализирани поздравления, където трябва само да промените крайните получатели с техните имена и фамилии.
Как да използвам функцията за комбиниране на данни?
За да използвате тази функция в Adobe Indesign, е необходимо да имате някои елементи. Това е суровината, с която ще работи приложението при комбиниране на избраната информация.
- Изходен файл с данните (CSV формат).
- Създайте въпросния дизайн.
- Свържете данните към създадения дизайн.
Какво е изходен файл?
На първо място имаме a изходен файл във формат .csv. Тези файлове са подобни на Excel, но без форматиране и с полета (колони), разделени със знак, който обикновено може да бъде точка или запетая. Чрез използване на .csv файл програмите, които не могат да четат Excel, все още имат достъп до информацията. Това е много важно, тъй като други популярни и полезни приложения, като MailChimp, не са съвместими с Excel. И в тези случаи база данни, изградена с .csv, може да бъде решението.
Как да генерирате CSV файл
Файлът трябва да има подходящо именувани полета (колони).. Колоната, която ще съдържа изображението, трябва да бъде предшествана от символа @. Когато пишете всяко от изображенията, пътят трябва да спазва следния формат:
“/imagename.extension”. Най-основният пример би бил „/exampleimage.jpg“.
Препоръчително е всички файлове да са в една и съща папка, по този начин Adobe Indesign, когато чете CSV файла, няма да трябва да извършва обширно сканиране, за да открие местоположението на файла. Първо ще запазим таблицата с данни в традиционния формат на Excel. Но втория път избираме формат Текст (разделен с разделители).
След това от самия Excel новият файл ще бъде записан във формат .csv и можем да преминем към следващата стъпка, която изисква създаване на самия дизайн, за да комбинирате по-късно данните според нуждите, които имате.
Създаване на дизайн и свързване на данни
В дизайна, който ще създадем, трябва да имаме отделни полета за информация за документа, която да бъде поставена в .csv. Така че, след като буквата или значката са проектирани, можем да накараме Adobe Indesign директно да вземе информация от файла в кутиите, които сме събрали в нашия дизайн. Стъпките за тази функция включват:
- Активирайте помощната програма за комбиниране на данни в менюто на прозореца – Помощни програми – Комбиниране на данни.
- Намерете файла източник на данни.
Ако всичко върви добре, ще видите, че a селектор за всеки от текстовите елементи които можем да извлечем от .csv. Остава да работим с дизайна, да изберем кутията и типа данни, които искаме да поставим вътре. По този начин се спестява много време при включването на тези данни. Не забравяйте да използвате функцията за визуализация, за да избегнете грешки.
Adobe Indesign само с няколко стъпки ви позволява да създавате този тип дизайни, към които можете да включите персонализирани данни само с едно щракване. Предишната стъпка, създаването на базата данни в .csv, също може да се работи по-удобно и след това да се прехвърли директно към дизайна според нуждите.
La завършване на дизайна Посочва се с горното меню на „създаване на комбиниран документ“. Достатъчно е да посочим, че искаме да „използваме всички записи“ и да използваме опцията 1 запис на страница. По този начин, когато приключите с четенето на цял ред (идентификатор – автор – снимка – описание), например, ще преминете към следващия.
По този начин ще имате в Adobe Indesign a автоматичен създател на документи с предварително прегледаната информация. Лесно, бързо и ефективно.