Ако управлявате акаунти в социалните медии за клиенти, марка или организация, със сигурност сте усещали тази смесица от хаос, бързания в последния момент и безкрайни одобренияИдеи, които се раждат силни и умират в имейл нишка, публикации, които остават чакащи, защото „някой трябва да ги прегледа“ и кампании, които губят инерция поради лошо настроени процеси.
Добрата новина е, че това разстройство не е неизбежно. С добре проектиран процес на одобрение в социалните медии Можете да преминете от преследване на шефове и клиенти за „ОК“ до изграждане на ясна, бърза и контролирана система, където всеки знае какво трябва да прави, кога и с какъв инструмент. Ще видим стъпка по стъпка и подробно как да настроим тази система, използвайки всичко, което знаем за най-добрите практики, пазарните инструменти и реалния опит на екипи, които вече са преминали през нея.
Какво точно представлява процесът на одобрение в социалните медии?
Процесът на одобрение в социалните медии е набор от стъпки, хора и инструменти Това включва всички участници от момента, в който някой предложи идея за съдържание, до момента, в който тази публикация бъде публикувана (или изхвърлена) в профилите на марката. Включва също кой създава, кой преглежда, кой одобрява и как се координира целият процес.
На практика това означава, че преди да натиснете „публикуване“ или „планиране“, съдържанието преминава през подходящи хора, които да го потвърдятВътрешният екип, маркетинг мениджърите, правният отдел или самият клиент, в зависимост от вида организация. Нищо не се качва в социалните мрежи „по интуиция“ без предварително договорен преглед.
В агенциите този процес на одобрение обикновено е по-сложен, защото клиентската страна влиза в действие: вътрешни заинтересовани страни на клиента с право на глас и гласОтдели, които искат да преглеждат съобщенията за „тяхната“ област, и мениджъри, които искат да видят всичко, преди да бъде изпратено. Ако не се управлява добре, това се превръща в постоянно пречка.
Всяка компания конфигурира системата си по свой собствен начин, но почти всички процеси за одобрение на съдържание в социалните медии споделят някои общи черти. основни работни блокове които винаги се повтарят, с повече или по-малко слоеве.
Ключови компоненти на процеса на одобрение
Когато анализирате всеки работещ работен процес за одобрение, ще откриете сравнително ясна последователност от етапи, които, независимо дали са в основна електронна таблица или в разширена платформа, винаги обхващат едни и същи неща. моменти от цикъла на съдържанието.
Пълният процес на одобрение в социалните медии обикновено включва тези основни компоненти: планиране, създаване, преглед, корекции и публикуванеРазликата между ефективна система и адска такава обикновено се крие в това как тези фази са свързани и кой участва във всяка стъпка.
Планиране на съдържанието. Тук се определят кампаниите, темите, целите и честотата на публикуване. Тук се финализира съдържанието, включително какви канали да се използват, тонът и приблизителните дати, превръщайки стратегията в конкретен план. реалистичен календар със съдържание.
Създаване на съдържание. В тази фаза, писателите, дизайнерите и редакторите трансформират концепциите в конкретни части: текст, графики, видеоклипове, въртележки, истории и др. Изключително важно е всичко това да следва насоки за марката и изисквания за платформата.
Преглед на съдържанието. След като материалите са готови, те се споделят с хората, които трябва да дадат обратна връзка: мениджъри на социални медии, маркетинг мениджъри, други участващи отдели или самият клиент. Преглеждат се посланието, тонът, точността на информацията и потенциалната обратна връзка. репутационни рискове или законно.
Преглед на промените. След събраната обратна връзка, творческият екип прави корекции и подготвя произведенията отново за... втори и последен прегледСъдържанието трябва да бъде затворено тук, освен в много изключителни случаи.
Програмиране и публикуване. След одобрение, екипът за социални медии планира съдържанието да бъде публикувано автоматично в специализиран инструмент на определените дати и часове или го стартира ръчно, ако е силно контекстно-чувствително.
Видове работни процеси за одобрение: от гъвкави до ултраконтролирани
Не всички екипи се нуждаят от едно и също ниво на контрол. В зависимост от размера на организацията, индустрията или нивото на риск, работният процес за одобрение в социалните медии може да варира от нещо леко и почти незадължително до сложен процес. многостепенен маркетинг с няколко задължителни подписа.
Изборът на правилния вид одобрение е ключов: твърде небрежното и грешките се промъкват; твърде стриктното и Убиваш скоростта и креативносттаТова са най-често срещаните модели, които вече се използват в професионалните инструменти.
Незадължителни одобрения. Съдържанието се създава и планира без официално одобрение, но някои мениджъри имат възможност да го преглеждат, когато пожелаят. Това е полезно в малки екипи с висока увереност и ясни стилистични насоки.
Задължителни одобрения. Нито една статия не се публикува, без определена роля (мениджър на социални медии, бранд мениджър или клиент) да кликне върху бутона „приемам“. Това е идеално, когато марката има нужда строг контрол на съобщенията или когато работите с взискателни клиенти.
Многоетапни одобрения. Съдържанието преминава през вътрешен преглед (напр. от стратег и правен отдел), преди да бъде изпратено на клиента или друг мениджър. Това е много полезно за сложни кампании, регулирани сектори или големи компании с много вътрешни интереси.
Автоматични одобрения. Съгласно определени предварително дефинирани правила (типове съдържание, количества, нечувствителни теми), публикациите се маркират като одобрени, ако никой не коментира в рамките на определения срок. Този модел помага за рационализиране на големи обеми съдържание без да губи контрол.
Проектирайте поетапен работен процес за одобрение
Създаването на добър процес на одобрение в социалните медии не е просто избор на инструмент: то включва дефиниране роли, правила, времена и контролни точки в рамките на процеса ви на създаване на съдържание. Идеята е всеки да знае какво трябва да се направи, кога и как одобренията се вписват в ежедневните операции.
След това ще видите дизайн на блок-схема Много е изчерпателно и можете да го адаптирате към вашата реалност: независимо дали сте сами със стажант или управлявате екип за социални медии за голяма организация с множество отдели и вътрешни клиенти, които участват.
1. Определете ключовите хора и техните роли
Първото нещо е да се реши кой влиза в играта и в какво качество. Типична грешка е да се позволи Твърде много хора изразяват мнението си без ясна роля., което задейства кръгове от промени и забавя цялата система.
В един здравословен процес на одобрение е полезно да се дефинират роли като тези, въпреки че имената им може да варират в зависимост от компанията: създатели, стратези, лица, вземащи решения, издатели и мениджъри на общността.
Създатели на съдържание. Писатели, дизайнери, видеооператори и всички останали, участващи в създаването на публикации, истории, видеоматериали, въртележки и др., са отговорни за това съдържанието да отговаря на заданието, тона и техническите спецификации.
Стратези за съдържание. Те са тези, които свързват публикациите с бизнес целите и цялостната стратегия на марката. Те гарантират, че това, което се публикува, Има смисъл в рамките на кампанията и фуниятаИ те не са просто изолирани явления.
Вземащи решения (клиент или шефове). В идеалния случай, най-много един или двама души биха централизирали обратната връзка от своя страна. Например, мениджър маркетинг на клиенти или директор комуникации, който би изпращал консолидирани коментари, а не 10 отделни имейла.
Отговорните за публикуването. Те обикновено са асистенти или мениджъри в социалните медии, които отговарят за планирането и пускането на одобрено съдържание, спазвайки графиците и форматите. Те трябва да владеят добре инструмент за публикуване и неговите разрешения.
Мениджъри на общността. Въпреки че не винаги участват в процеса на предварително одобрение, те се нуждаят от видимост, за да адаптират модерирането, да подготвят стандартни отговори и да идентифицират потенциалните рискове от коментари, свързани с нови публикации.
2. Определете кои етапи изискват задължително одобрение
След като разберете кой играе, е време да решите. в кои точно моменти от работния процес Трябва да вдигнете ръка и да поискате одобрение. Няма смисъл да преглеждате всяка една задача; разумното нещо, което можете да направите, е да поставите ясни контролни точки.
Ако погледнете типичния жизнен цикъл на дадено съдържание, ще видите, че одобрението обикновено е най-подходящо за последния етап от създаването му, когато вече имате достатъчно зрели текстови и визуални ресурси за да може някой да прецени цялото.
Един основен маршрут би изглеждал така: идея → календар → визуална продукция → писане → съвместно подаване за прегледКолкото по-добре групирате съдържанието по партиди (например за целия следващ месец), толкова по-ефективен ще бъде процесът.
Изключително важно е да имате много ясна представа колко време отнема на екипа ви от първоначалния инструктаж до подготовката на публикациите за одобрение. Това ви позволява да... дайте реалистични срокове на рецензентите и да се избегнат пречки, които биха могли да застрашат графика.
Освен това, тази времева линия ви дава честна представа за капацитета на вашия екип: започвайки с това за колко клиенти или бизнес линии се нуждаете от подкрепления и кога. Струва си да се включат нови хора или инструменти Към системата.
3. Задайте ясни срокове за преглед (и се уверете, че те се спазват)
Процес на одобрение, който не определя срокове, в крайна сметка се превръща в чистилището на вечните черновиЗа да бъде публикувано съдържанието навреме, времевите интервали за преглед трябва да бъдат добре комуникирани и спазвани.
Често срещана практика е да се дава например 24-48 часа така че клиентите или мениджърите да могат да прегледат материалите, след като ги получат. Ако не отговорят в рамките на договорения срок, можете да установите правила като автоматично одобрение или пренасрочване на съдържанието.
Ключът е всички да разбират последиците от закъснението: публикации, които се премахват, кампании, които се изместват от плана, и резултати, които страдат. Директният разговор за това помага на рецензентите. приемайте крайните срокове сериозно и не го възприемайте като „нещо второстепенно“.
Във вътрешните процеси е полезно също да се измерва колко време отнема всяка фаза: създаване, първи преглед, корекции, втори преглед… По този начин можете да откриете къде вашият работен процес наистина зацикля (Дизайн ли е? Законно ли е? Отговорност на клиента ли е?)
За свръх-чувствително към времето съдържание (актуални новини, тенденции, кризисна комуникация) си струва да имате схема за експресно одобрение с един или двама лица, вземащи решения, и много по-кратки срокове.
4. Изберете правилния инструмент за одобрение
Опитът да се управлява одобрението на съдържание единствено с имейли, електронни таблици и разпръснати чатове е рецепта за загубени версии, объркани коментари и... публикуване на нещо, което никой всъщност не е одобрилТук специализираните инструменти променят играта.
Днес имате няколко платформи за управление на социални медии, които интегрират планиране, създаване, сътрудничество и одобрение в единна среда, с разрешения, базирани на роли, контекстуални коментари и актуализации на състоянието за всяка публикация. Автоматично планиране след одобрение.
Инструменти като Sked Social, Metricool, ZoomSphere, Fanpage Karma и Buzzmonitor са разработили повече или по-малко усъвършенствани работни процеси за одобрение, предназначени специално за агенции, вътрешни екипи за социални медии и марки с множество сътрудници.
Целта на тези решения е да ви освободят от жонглирането с Excel, WhatsApp, Google Docs и безкрайните срещи. Вместо това, всички влизат в един календар и централен панелкъдето можете да видите какво е одобрено, какво е в процес на обработка, кой трябва да го прегледа и какви коментари са оставени.
В много случаи можете също да поканите външни рецензенти (клиенти, мениджъри от други отдели), без да е необходимо да им предоставяте пълен достъп до акаунта или да споделяте пароли за социални медии, като по този начин избягвате рискове за сигурността и проблеми с разрешителните.
5. Прегледайте и коригирайте потока с разрастването на екипа
Работният процес за одобрение не е нещо, което проектирате веднъж и оставяте такова, каквото е. С развитието на вашия бизнес, клиентската ви база или вътрешния ви екип се развиват и вашите работни процеси за одобрение. нужди от контрол, пречки и точки на триене.
Ето защо е препоръчително да се провежда, поне на тримесечие, кратък преглед на процеса с всички участници: кои части работят добре, къде има проблеми, кои задачи биха могли да бъдат автоматизирани и кои роли ще трябва да бъдат предефинирани.
Понякога корекцията е толкова проста, колкото добавянето на още един човек в дизайна, преразпределението на това кой какво одобрява или ограничаването на броя на отделите, които преглеждат съдържание, което всъщност не ги засяга толкова много.
Важното е да поддържате гъвкаво отношение и да разбирате, че работният процес за одобрение е инструмент за публикувайте по-добро и по-бързо съдържаниене е свещена бюрокрация, която не може да бъде докосната.
Ако работите с клиенти, е много полезно също така проактивно да ги питате дали намират настоящата система за удобна, какво ги разочарова и какво би подобрило преживяването им. Тези разговори, когато са проведени добре, Те укрепват дългосрочната връзка и те ви помагат да се позиционирате като стратегически партньор, а не само като „този, който управлява социалните медии“.
Реални ползи от добрия работен процес за одобрение
Освен че звучи „организирано“, добре проектираният работен процес за одобрение има пряко въздействие върху резултати, разходи, качество на креативността и взаимоотношения с клиентитеНе става въпрос само за избягване на грешки: става въпрос за по-добра работа с по-малко усилия.
Едно от големите предимства е публикуването на съдържанието. според планирания графикНещо, което изглежда елементарно, но в много екипи става почти невъзможно поради безкрайните ревизии и промени в последния момент.
Друго силно въздействие е върху сътрудничеството: когато всеки е наясно със своята роля и системата за обратна връзка е организирана, голяма част от напрежение и вътрешен шум което обикновено съпътства производството на кампании.
И може би най-недооцененото: добрата структура за одобрение значително подобрява качество на комуникациятаПо-малко безполезни известия, по-малко нишки от 30 съобщения, по-малко объркване относно версиите. Всичко това освобождава време и енергия за по-добро обмисляне на съдържанието.
С увеличаването на клиентите или бизнес линиите тези ползи се умножават: без солиден работен процес екипът се затъва в микрозадачи и социалните медии се превръщат в... постоянен източник на стрес вместо стратегически канал.
Как да рационализирате одобренията с комплекти за адаптация и визуални календари
Един от критичните моменти за успешното одобрение е започването с нов клиент или вътрешен екип. Ако не дефинирате ясно процеса от самото начало, по-късно ще възникнат проблеми. недоразумения, нарушени очаквания и конфликти за това кой какво решава.
Следователно, създаването на добра система за адаптация и работата със споделени визуални календари са две много мощни тактики, които гарантират, че одобренията протичат гладко от първия ден, без да се налага да „гасите пожари“ всеки месец.
1. Създайте комплект за въвеждане в работата, който обяснява процеса
Изготвянето на комплект за добре дошли или досие за всеки нов клиент или вътрешен отдел помага за съгласуване на очакванията от самото начало. Този документ трябва ясно да обяснява ясно, достъпно и без жаргон как ще работите заедно.
Добра идея е да включите кратко представяне на екипа, кой какво прави, как всеки човек комуникира и какво може да очаква клиентът по отношение на време за реакция, честота на докладване и... обхват на мрежовите услуги.
Препоръчително е също така да се посочат детайлно общите планове и срокове: колко публикации ще бъдат правени месечно, кои мрежи са включени, как са организирани кампаниите и с какво... Графиците на съдържанието ще бъдат представяни с темпо.
Ако използвате инструмент за съвместна работа (като Sked Social или нещо подобно), възползвайте се от комплекта, за да научите потребителите как да влизат, какво може да вижда всеки потребител, къде се одобряват публикациите и как да оставят коментари, без да е необходимо... губене сред менютата и известията.
И накрая, ключово е процесът на одобрение да се документира с кратко визуално описание: стъпки, стандартни срокове, роли на всяка страна, въздействие на забавянията и основни правила (напр. максимум два кръга структурирани промени).
2. Използвайте споделен календар с визуално съдържание
Управлението на дати, кампании и формати без календарен изглед е покана за хаос. Визуалният планер ви позволява да видите с един поглед какво се случва всеки ден, кои кампании се припокриват и където имате пропуски или насищане.
Много инструменти за социални медии включват календар с плъзгане и пускане, където можете да плъзгате публикации, да променяте графици, да добавяте етикети за всяка кампания и визуализирайте креативни материали и копирайте заедноТова прави процеса на рецензиране много по-интуитивен за всеки рецензент.
Когато клиентите или мениджърите видят съдържанието във формат, почти идентичен с този, в който ще се показва във фийда, за тях е по-лесно да дадат полезна обратна връзка: те коментират последователността на публикациите, баланса между промоционални и ценностни материали или визуалната последователност.
Освен това, предоставянето на контролиран достъп до този график на външни рецензенти им позволява да следят напредъка в реално време, без да е необходимо вашето присъствие. препращане на екранни снимки или презентации На всеки двама за трима.
С този тип система можете дори да планирате съдържание в състояние „в очакване на одобрение“ и инструментът да го стартира автоматично, след като получи одобрение, затваряйки пълен цикъл от идеята до публикацията.
3. Задайте ясни ограничения за броя на редакциите
Един от най-големите загуби на време във всеки работен процес за одобрение са безкрайните редакции: безкрайно обсъждане на задачи напред-назад, дребни промени поради личен вкус и... противоречиви съобщения между няколко рецензенти.
Решението включва предварително определяне на броя кръгове промени, които са приемливи за част или партида съдържание. Например: първоначален преглед за фундаментални корекции (послание, подход, стратегическо съответствие) и втори кръг за изпипаване на детайлите и затваряне.
Когато всички знаят, че броят на отзивите е ограничен, те са склонни да фокусират коментарите си по-добре: полагат повече усилия, за да обмислят внимателно какво искат да променят и Избягвайте да изпращате произволни предложения на всеки две минути.
Освен това, ясното посочване, че всякакви допълнителни промени извън тези кръгове могат да включват промени в сроковете или разходите, помага да се гарантира спазването на процеса и Не позволявай да се превърне в сито за капризи.
4. Автоматизирайте повтарящите се задачи и запазете фокуса за креативни такива
Няма смисъл старши мениджър за социални медии да губи време в гонене на одобрения или ръчно актуализиране на статуси в електронна таблица. Всичко друго... напомняния, промени в състоянието, известия и графици Трябва да бъде автоматизирано, доколкото е възможно.
Съвременните инструменти за управление на социалните медии позволяват установяването на автоматизирани работни процеси: когато създателят завърши публикация, статусът се променя на „Готова за преглед“ и рецензентът получава известие; когато рецензентът одобри, съдържанието автоматично се премества в „Одобрено за публикуване“ и е насрочено.
Възможно е също така да се зададат правила, така че определени типове съдържание (например повтарящи се, безрискови информационни публикации) да се одобряват автоматично, ако никой не коментира в рамките на определения срок, което намалява обема на ръчните задачи.
Чрез автоматизиране на тези части, вие освобождавате време за това, което наистина изисква човешки опит: намиране на нови идеи, анализ на данни за производителността и правене на подобрения. креативно качество и стратегия.
Освен това, интегрирането на компонента за отчитане в една и съща система (автоматични седмични или месечни отчети) позволява на всеки да види дали работният процес работи: колко време отнема всеки етап, колко кръга на преглед се извършват средно или кои кампании се затрудняват най-много.
Примери за работни процеси за одобрение и инструменти, които вече решават този проблем
За да поставим всичко това в перспектива, си струва да разгледаме как различните инструменти на пазара подхождат към одобряването на съдържание. Не става въпрос за реклама, а за разбиране. модели на потока, които вече са тествани И можете да репликирате дори без тези платформи.
Някои решения разчитат на добре дефинирана структура на ролите, други на табла със задачи, а трети на унифицирани календари, където всички работят от една и съща гледна точка. Това, което всички те споделят, е идеята за централизирайте съдържанието, коментарите и статуса на одобрение.
Компании, вариращи от глобални платформи до инструменти, по-ориентирани към агенции, са внедрили функции като статуси на публикации (в очакване, одобрени, отхвърлени), роли на клиенти, имейл рецензии без регистрация и Одобрения на партиди за пестене на време.
Във всички случаи моделът е подобен: хаотичното пътуване от типа „Ще ви изпратя текста чрез Slack, дизайна по имейл и календара в Excel“ се заменя с процес, при който всяка публикация се намира на едно място, със своята история, прикачени файлове и всички коментари са сортирани.
Интересното не е толкова марката на инструмента, а подходът: залагане на система, в която решенията са видими, отговорните са ясни, а сроковете се спазват почти автоматично, защото самият софтуер тласка потока напред.
В крайна сметка, това, което прави разликата между екип, който се бори с одобренията, и такъв, който ги контролира, не е творческият талант (който е важен, но не е всичко), а комбинацията от... структура, интелигентни правила и добре използвани инструменти които правят сътрудничеството плавно и управляемо.
